Versie 11 maart 2020
Huishoudelijk Reglement van de Politieke Vereniging Noordwijkerhout De Zilk Lokaal, verder te noemen NZLokaal.
Dit reglement is opgesteld met inachtneming van het bepaalde in Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek (Rechtspersonen) en dient ter aanvulling op de Statuten van NZLokaal, opgemaakt bij notariële akte op zes december tweeduizend dertien (06-12-2013).
De naam Algemene Vergadering in de statuten van 06-12-2013 wordt verder in dit Huishoudelijk Reglement “Ledenvergadering” genoemd.
Artikel 1. Werkgebied
Het werkgebied van NZLokaal omvat het grondgebied van de gemeente Noordwijk, bestaande uit de kernen Noordwijkerhout, De Zilk, Noordwijk Binnen en Noordwijk aan Zee.
Artikel 2. Doel
Ter aanvulling op de doelen genoemd in artikel 2 van de Statuten, tracht NZLokaal haar doelen verder te bereiken door:
- Deelname aan de gemeenteraadsverkiezingen met een vastgesteld verkiezingsprogramma;
- Het voeren van campagnes om kiezers te informeren over en te betrekken bij de plaatselijke politiek en hen te bewegen te stemmen op NZLokaal bij gemeenteraadsverkiezingen;
- Het regelmatig beleggen van bijeenkomsten om te fungeren als klankbord voor de inwoners van de gemeente;
- Het regelmatig informeren van de leden met betrekking tot de gevoerde en te voeren politiek van NZLokaal.
Artikel 3. Lidmaatschap
Een aanmelding als lid van NZLokaal wordt verwerkt door de secretaris van de vereniging in samenspraak met de penningmeester.
Het bestuur kan, indien nodig en bij twijfel, een onderzoek instellen. Hierover wordt het nieuwe lid geïnformeerd. De informatie wordt niet met derden besproken.
Artikel 4. Lidmaatschapsrechten en plichten
Een lid heeft het recht om alle ledenvergaderingen bij te wonen en aan de discussies deel te nemen.
Artikel 5. De leden
Lid is een persoon die ouder is dan 18 jaar, kiesrecht heeft en van wie redelijkerwijs kan worden verwacht dat hij of zij achter het verkiezingsprogramma van NZLokaal staat.
Erelid is een persoon die tot deze titel door de ledenvergadering is benoemd.
Een persoon die zich gedurende langere tijd bijzonder verdienstelijk heeft gemaakt kan tot Erelid worden benoemd. De benoeming geldt voor het leven, het Erelid behoudt alle rechten van een gewoon lid en is ontheven van de contributieplicht.
Donateur is een persoon die geen lid is en jaarlijks dan wel incidenteel vrijwillig een financiële bijdrage geeft aan NZLokaal. Een donateur kan zich aanmelden maar kan ook door leden aangedragen worden bij de secretaris en/of penningmeester.
Artikel 6. Contributie
Het contributiejaar is gelijk aan het kalenderjaar. De contributies worden geïnd door de penningmeester. Hij is ervoor verantwoordelijk dat de leden jaarlijks tijdig een verzoek tot betaling ontvangen. Hij herinnert de leden, bij niet tijdige betaling, ten minste éénmaal aan hun verplichting. De contributie dient te zijn voldaan op 1 mei van dat jaar; dan wel binnen één maand na aanmelding als lid. De ledenvergadering stelt de hoogte van de contributie vast voor de in artikel 5 genoemde leden. Wanneer een lid twee achtereenvolgende jaren en na meerdere herinneringen niet heeft betaald zal opzegging van het lidmaatschap door het bestuur volgen.
Artikel 7. Vergaderingen
NZLokaal kent voor haar leden de ledenvergaderingen. Eénmaal per jaar ter afsluiting, zal er een Algemene Ledenvergadering, zijnde de jaarvergadering, gehouden worden, zoals gemeld in de Statuten.
Artikel 8. De ledenvergadering)
De ledenvergadering is het hoogste orgaan van NZLokaal. Alle leden en ereleden, met en zonder stemrecht, hebben toegang tot die vergadering. De vergadering kan alle besluiten nemen waartoe de vergadering conform de Wet, de Statuten en dit Reglement bevoegd is.
De ledenvergadering heeft de volgende taken en bevoegdheden:
- Het nemen van besluiten over organisatorische en financiële aangelegenheden;
- Het vaststellen en wijzigen van de Statuten, dit Reglement en andere Reglementen;
- Zich uit te spreken over het beleid van het bestuur en de fractie.
In de jaarvergadering moeten de volgende zaken geagendeerd worden;
- Het goedkeuren van de jaarrekening en het vaststellen van de begroting;
- Het vaststellen van de hoogte van de contributie voor de leden;
- Het benoemen van de voorzitter van het bestuur (indien nodig);
- Het benoemen van de overige bestuursleden (indien nodig);
- Het benoemen van Ereleden (indien nodig);
Artikel 9. Voorbereiding van de ledenvergadering
De oproep voor de ledenvergadering wordt twee weken tevoren aan de leden per e-mail toegezonden. Diezelfde termijn geldt voor het indienen van voorstellen, moties en amendementen door de leden.
Artikel 10. Bijeenroepen van de ledenvergadering door het bestuur
De ledenvergadering wordt ten minste één keer in de eerste helft van het kalenderjaar, en indien wenselijk vaker per jaar door het bestuur bijeengeroepen.
Artikel 11. Bijeenroepen ledenvergadering op verzoek
Een ledenvergadering kan conform het gestelde in artikel 16, lid 2 van de Statuten, op verzoek van tenminste een/tiende van de stemgerechtigde leden onder vermelding van één of meer onderwerpen worden bijeengeroepen. De vergadering wordt binnen 4 weken na de oproep gehouden. Indien daaraan niet wordt gevolg gegeven kunnen de verzoekers op kosten van NZLokaal tot bijeenroeping overgaan op de wijze waarop het bestuur dat doet.
Artikel 13. Leiding ledenvergadering
De ledenvergadering wordt voorgezeten en geleid door de voorzitter van het bestuur, en bij diens afwezigheid door een ander bestuurslid.
Bij de behandeling van een onderwerp, waarbij de voorzitter persoonlijk is betrokken of wanneer hij kandideert voor het voorzitterschap, treedt hij niet op als fungerend voorzitter.
In de gevallen betreffende de gang van zaken op de ledenvergadering waarin dit Huishoudelijk Reglement niet voorziet beslist het bestuur.
De voorzitter heeft het recht spreektijd te verdelen en te beperken.
De voorzitter is belast met handhaving van de orde en kan een lid het woord ontnemen.
De beslissingen van de voorzitter zijn onherroepelijk behoudens onmiddellijk beroep op de ledenvergadering.
Artikel 14. Stemmen op de ledenvergadering
Een stemming over personen geschiedt altijd schriftelijk. Indien er één persoon kandidaat is kan de verkiezing plaatsvinden bij hand opsteken, indien de aanwezige leden daarmee instemmen. Over zaken wordt mondeling gestemd bij hand opsteken.
Bij stemming wijst het bestuur twee leden aan ter vorming van een stemcommissie. Die commissie registreert de uitgebrachte stemmen, beslist zonder beroep op de geldigheid daarvan, constateert de uitslag en ziet erop toe dat de uitslag genotuleerd wordt.
Artikel 15. De notulen van de ledenvergadering.
De secretaris van het bestuur is verantwoordelijk voor het opmaken van de notulen van de ledenvergadering. De notulen worden in de eerstvolgende vergadering ter goedkeuring voorgelegd.
Artikel 16. Het bestuur en de besluitvorming
Het lidmaatschap van de gemeenteraad en commissie is onverenigbaar met het lidmaatschap van het bestuur. Hetzelfde geldt voor de functie van wethouder.
Het bestuur bestaat uit tenminste 3 natuurlijke personen, een voorzitter, een secretaris en een penningmeester. De ledenvergadering stelt het maximumaantal bestuursleden vast. De voorzitter wordt gekozen door de leden van de ledenvergadering uit een voordracht van het bestuur. Hij is gekozen als hij een gewone meerderheid heeft behaald van het aantal geldig uitgebrachte stemmen. De overige leden van het bestuur worden gekozen door de ledenvergadering. Behalve de voorzitter worden binnen het bestuur de functies van secretaris en penningmeester verdeeld.
De bestuursleden zijn aftredend conform een rooster van aftreden. Een bestuurslid is direct herkiesbaar en wordt indien er geen tegenkandidaten zijn bij acclamatie benoemd. Bij voorkeur kunnen voorzitter, secretaris en de penningmeester niet gelijktijdig aftreden. Het bestuur komt tenminste vier keer per jaar bijeen of zoveel als daarnaast nodig is ter beoordeling van de leden.
Het bestuur vergadert tenminste tweemaal per jaar met fractie en/of wethouder.
Het bestuur kan slechts geldige besluiten nemen wanneer ten minste de helft plus één van het aantal bestuursleden aanwezig is. Besluiten worden genomen met gewone meerderheid van stemmen. Bij staking van stemmen beslist de stem van de voorzitter.
Artikel 17. Lidmaatschap van het bestuur
De leden van het bestuur worden conform het bepaalde in artikel 9, lid 5, van de Statuten benoemd voor een periode van maximaal 6 jaar. Zij treden af conform een door het bestuur opgesteld rooster van aftreden. Zij zijn onmiddellijk voor nog maximaal één periode van zes jaar herbenoembaar.
Artikel 18. Taken en bevoegdheden van het bestuur
De taken en bevoegdheden van het bestuur zijn:
- Het voorbereiden van de ledenvergaderingen;
- Het voordragen van tenminste één en maximaal drie kandidaten voor het lijsttrekkerschap;
- Het opstellen van een verkiezingsprogramma en een kandidatenlijst voor deelname aan de gemeenteraadsverkiezingen. De vaststelling van het programma en lijst vindt plaats in een ledenvergadering;
- Het tijdig indienen van de kandidatenlijst voor een raadsverkiezing;
- Het organiseren en leiden van verkiezingscampagnes;
- Het eventueel samenstellen van een campagneteam voor het voeren van de verkiezingscampagne;
- Het uitnodigen van leden om zich aan te melden als kandidaat wethouder, dit dient één maand voor de verkiezingen plaats te vinden;
- Het voordragen van de deelnemers namens NZLokaal aan de coalitieonderhandelingen;
- Door de deelnemers worden de coalitieonderhandelingen gevoerd. Het bestuur heeft daarin een adviserende rol;
- Na vaststelling van het coalitieakkoord dragen fractie en bestuur gezamenlijk één of indien van toepassing, meerdere wethouders-kandidaten voor ter benoeming in de raad;
- Het vaststellen van de begroting en jaarrekening ter goedkeuring van de ledenvergadering;
Het bestuur belegt tijdig voor de dag van de kandidaatstelling een ledenvergadering waarin verkiezingsprogramma en kandidatenlijst worden vastgesteld.
Artikel 19. Het dagelijks bestuur
Het dagelijks bestuur wordt gevormd door de voorzitter, secretaris en penningmeester. Zij en de overige leden van het bestuur zijn verplicht naar eer en geweten alle belangen van NZLokaal en haar leden naar behoren te behartigen.
Artikel 20. De voorzitter
De voorzitter van het bestuur leidt de vergaderingen en regelt de orde van werkzaamheden. Hij draagt in samenwerking met de overige leden van het bestuur zorg voor de juiste uitvoering van de door de ledenvergadering en het bestuur genomen besluiten. De voorzitter vertegenwoordigt het bestuur naar de gemeenteraadsfractie en de pers, tenzij door het bestuur anders is overeengekomen.
Artikel 21. De secretaris
De secretaris bepaalt in overleg met de voorzitter, tijd, plaats en lokaliteit van de vergaderingen. De secretaris verzorgt de notulen van alle vergaderingen. Hij is verantwoordelijk voor het bijhouden van de ledenadministratie. Hij ziet erop toe dat de leden tijdig worden uitgenodigd voor de ledenvergaderingen. Hij zorgt voor tijdige indiening van de kandidatenlijst voor de raadsverkiezing bij het daartoe aangewezen (Centraal) Stembureau, dan wel organisatie.
Hij verzorgt de correspondentie en draagt zorg voor het archief. Hij is verantwoordelijk voor het onderhoud en actualisering van de website van NZLokaal. Onder zijn verantwoordelijkheid kan hij anderen daarmee belasten. Hij wordt bij afwezigheid vervangen door een ander lid van het bestuur, uitgezonderd de voorzitter, tenzij een plaatsvervangend secretaris is aangewezen.
Artikel 22. De penningmeester
De penningmeester is verantwoordelijk voor het beheer van de financiële middelen. Een boekjaar van NZLokaal loopt van 1 januari tot en met 31 december. De penningmeester stelt, onder medeverantwoordelijkheid van het bestuur, binnen een half jaar na het einde van het boekjaar, een begroting, een rekening en verantwoording op ter behandeling in de jaarvergadering. Hij is verantwoordelijk voor het tijdig innen van de contributie. Hij meldt het bestuur periodiek welke leden een achterstand hebben in hun betaling. Hij wordt bij afwezigheid vervangen door een ander bestuurslid tenzij een plaatsvervangend penningmeester is aangewezen.
Artikel 23. De fractie
De samenstelling van de fractie wordt bepaald door de uitslag van de raadsverkiezing. De fractie heeft met behoud van haar eigen verantwoordelijkheid, tot taak het verkiezingsprogramma van NZLokaal zo veel als mogelijk uit te dragen en uit te voeren. Ten minste éénmaal per jaar legt de fractie bij monde van haar voorzitter of diens plaatsvervanger verantwoording af van het door haar gevoerde beleid in een ledenvergadering. De fractie kiest uit haar midden een voorzitter.
De fractie kan overgaan tot het aanstellen van een fractiesecretaris. De fractie verdeelt onderling de beleidsterreinen. De fractie kan zich in haar werkzaamheden laten bijstaan door een zogenaamde steunfractie. In overleg met de penningmeester wordt per raadsperiode een door de raadleden en wethouder(s) jaarlijks te verlenen financiële bijdrage aan de verenging NZLokaal vastgesteld. De werkwijze van de fractie kan in een Fractiereglement worden vastgesteld.
Artikel 24. De Kascommissie
Er wordt elk jaar door de ledenvergadering een kascommissie benoemd. Zij bestaat uit twee leden van de vereniging en mogen geen deel uit maken van het bestuur of de fractie. De zittingsduur van elk lid is twee jaar. Er kunnen geen leden tegelijkertijd aftreden. De langstzittende treedt als eerste af. De kascommissie heeft tot taak om bij de penningmeester de kas, de bank en andere tegoeden, transacties en de financiële administratie van het afgelopen boekjaar te controleren.
De penningmeester dient de leden van de commissie ongevraagd alle relevante informatie en documentatie te verstrekken. De bevindingen van de commissie worden vastgelegd in een gedateerd en ondertekend verslag, dat wordt voorgelezen in de ledenvergadering waarna goedkeuring kan plaatsvinden. Bij goedkeuring wordt de penningmeester decharge verleend voor het door hem gevoerde beheer in het onderhavige boekjaar.
Artikel 25. De communicatiecommissie.
Het bestuur stelt een communicatiecommissie in, bij voorkeur bestaande uit minimaal 3 personen, die in samenwerking met de secretaris zorgdraagt voor de contacten met de pers en sociale media.
Artikel 26. Het archief
Door de secretaris wordt een archief gevoerd van alle notulen, secretariële en financiële jaarverslagen, verkiezingsuitslagen etc. en van die documenten die van waardevolle betekenis zijn voor de historie van NZLokaal. Het archief wordt digitaal bewaard waarvan een back-up op een andere digitale plek beschikbaar is. Bij papieren documenten en correspondentiestukken zullen indien nodig gescand worden om deze digitaal te bewaren.
Artikel 27. Slotbepalingen
In alle gevallen waarin Statuten en /of dit Huishoudelijk Reglement niet voorziet beslist de ledenvergadering, en op voorspraak van het bestuur .
Dit Huishoudelijk Reglement treedt in werking nadat deze is goedgekeurd door de ledenvergadering.